第四章 會計憑證

第一節  會計憑證的概念、意義和種類

一、會計憑證
1、會計憑證：記錄經濟業務事項發生或完成情況, 明確經濟責任,并據以登記賬簿的書面證明，是登記賬簿的依據
2、會計憑證按照填制的程序和用途不同，分為原始憑證和記賬憑證。    （1）記錄經濟業務，提供記賬依據；
二、會計憑證的作用
    （1）記錄經濟業務，提供記賬依據；（2）明確經濟責任，強化內部控制；（3）監督經濟活動，控制經濟運行。

第二節   原始憑證

一、原始憑證
1、原始憑證（單據）：是在經濟業務發生或完成時取得或填制的（經濟交易或事項的經辦人），用以記錄或證明經濟業務發生或完成情況的書面證明。是記賬的原始依據，具有法律效力。
（購銷合同、各種申請單、銀行對賬單、債權債務對單、銀行存款余額調節表、不能作為原始憑證）
2、原始憑證按照來源不同，分為外來原始憑證和自制原始憑證
（1）外來原始憑證，是指在經濟業務發生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證。如：購買貨物時取得的增值稅專用發票、收款單位開出的收款收據、銀行的各類結算憑證、對外支付款項取得的收據、出差取得的火車票、飛機票、住宿發票等。
（2）自制原始憑證，是指由本單位內部經辦業務的部門和人員，在執行或完成某項經濟業務時填制的、僅供本單位內部使用的原始憑證。如，收料單、領料單、限額領料單、產品入庫單、產品出庫單、借款單、工資發放明細表、折舊計算表等。
3、原始憑證按照格式不同分為通用憑證和專用憑證
（1）通用憑證。通用憑證指由有關部門統一印制、在一定范圍內使用的具有統一格式和使用方法的原始憑證。如全國統一的異地結算銀行憑證，增值稅專用發票、銀行匯票、銀行本票、支票、商業匯票等。
（2）專用憑證。專用憑證指由單位自行印制、僅在本單位內部使用原始憑證。如收料單，差旅費報銷單、折舊計算表等。
4、原始憑證按照填制手續及內容不同，分為一次憑證，累計憑證和匯總憑證。
（1）一次憑證。一次憑證指一次填制完成、只記錄一筆經濟業務或同時反映若干同類性質業務的原始憑證。一次憑證是一次有效的憑證。①外來原始憑證一般都是一次憑證；②自制原始憑證，大部分都屬于一次憑證。如收據、領料單、收料單、發貨單、借款單、銀行結算證等。一次憑證是一次有效憑證，其填制手續是一次完成的。
（2）累計憑證。累計憑證指在一定時期內多次記錄發生的同類型經濟業務的原始憑證。其特點是，在一張憑證內可以連續登記相同性質的經濟業務，隨時結出累計數及結余數，并按照費用限額進行費用控制，期末按實際發生額記賬。累計憑證是多次有效的原始憑證。累計憑證一般為自制原始憑證，如限額領料單
（3）匯總憑證（原始憑證匯總表）指對一定時期內反映經濟業務內容相同的若干張原始憑證，按照一定標準綜合填制的原始憑證。簡化會計工作，又可以簡化核算手續。只能是同類經濟業務，不能匯總兩類或兩類以上的經濟業務。如收料憑證匯總表、發料憑證匯總表、工資結算匯總表、差旅費報銷單等。

二、原始憑證的基本內容原始憑證名稱；日期；接受原始憑證的單位名稱；經濟業務內容（含數量、單價、金額等）；填制單位簽章；有關人員簽章；憑證附件；編號。

三、原始憑證的填制要求
（1）記錄要真實。（2）內容要完整。（3）編號要連續  （4）不得涂改、刮擦、挖補 （5） 填制要及時
（6）手續要完備。單位自制的原始憑證必須有經辦單位領導人或者其他指定的人員簽名蓋章；對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章；從外部取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。
（7）書寫要清楚、規范1、小寫金額用阿拉伯數字逐個書寫，不得寫連筆字。在金額前要填寫人民幣符號“￥”，人民幣符號“￥”與阿拉伯數字之間不得留有空白。金額數字一律填寫到角、分，無角、分的，寫“00”或符號“─”； 有角無分的，分位寫“0”，不得用符號“─”。2、大寫金額一律用正楷或行書字書寫，大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應加寫“人民幣”三個字，“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白。大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字；有分的，不寫“整”或“正”字。                 
（8）出納人員辦理收付款后，應在有關原始憑證上加蓋“收訖”“付訖”的戳記。

四、原始憑證的審核內容：原始憑證的真實性、合法性、合理性、完整性、正確性和及時性

第三節、記賬憑證

一、記賬憑證的概念
1、記賬憑證又稱記賬憑單，是會計人員根據審核無誤的原始憑證按照經濟業務事項的內容加以歸類，并據以確定會計分錄后所填制的會計憑證。
2、記帳憑證是介于原始憑證與賬簿之間的中間環節，它是登記賬簿的直接依據。

二、記賬憑證的種類

一、記賬憑證按內容不同，可以將其分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。 （P76-78）
（1）收款憑證是指用于記錄先金和銀行存款收款業務的會計憑證。收款憑證左上角的“借方科目”按收款的性質填寫“庫存現金”或“銀行存款”。它是根據庫存現金收入業務和銀行存款收入業務的原始憑證填制的，據以作為登記現金和銀行存款等有關賬戶（賬簿）的依據。收款憑證又可以分為現金收款憑證和銀行存款收款憑證。
（2）付款憑證是指用于記錄現金和銀行存款收款業務的會計憑證。付款憑證左上方所填列的貸方科目，就是“庫存現金”或“銀行存款”科目。它是根據庫存現金和銀行存款業務的原始憑證填制的，既是出納付款的依據，也是企業據以登記現金、銀行存款日記賬和其他有關賬戶（賬簿）的依據。收付款憑證又可以分為現金付款收款憑證和銀行存款付款憑證。
（3）轉賬憑證，是指用于記錄不涉及現金和銀行存款業務的會計憑證。它是根據有關轉賬業務的原始憑證填制的，如企業內部的領料單、出庫單等；計提固定資產折舊、期末結轉成本等也是轉賬行為。
將記賬憑證分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證三種，為記賬工作帶來了方便，但工作量較大。對于經濟業務較簡單、規模較小、收付業務較少的單位，為了簡化核算，還可采用通用記帳憑證來記錄經濟業務。通用記賬憑證的格式與轉賬憑證基本相同。

二、記賬憑證按其填列方式，可分為復式憑證和單式憑證。
（1）復式憑證，是指將每一筆經濟業務事項所涉及的全部會計科目及其發生額均在同一張記帳憑證中反映的一張憑證。優點：便于了解經濟業務全貌，減少憑證張數，缺點：不便于匯總計算科目的發生額。
（2）單式憑證，是指每一張記帳憑證只填列經濟業務事項所涉及的一個會計科目及其金額的記帳憑證。填列借方科目的稱為借項憑證，填列貸方科目的成為貸項憑證。缺點：工作量大，不便于反映經濟業務的全貌，也不便于查賬。優點：便于匯總計算每個科目的發生額，便于分工記賬。

三、記賬憑證的基本內容：記賬憑證的名稱；日期；編號；經濟業務事項的內容摘要；經濟業務事項所涉及的會計科目及其記賬方向；經濟業務事項的金額； 記賬標記；所附原始憑證張數；會計主管、記賬、審核、出納（收款付款）、制單等有關人員簽章。四、記賬憑證的編制要求
（1）記賬憑證各項內容必須完整。（2）記賬憑證應連續編號“分數編號法”。（3）記賬憑證的書寫應清楚、規范。
（4）記賬憑證可以根據每一張原始憑證填制，或根據若干張同類原始憑證匯總編制，也可以根據原始憑證匯總表填制
（5）除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。
（6）填制記賬憑證時若發生錯誤，應當重新填制。
（7）記賬憑證填制完經濟業務事項后，如有空行，應當自金額欄最后一筆金額數字下的空行處至合計數上空行處劃線注銷。
（8）為了避免重復記賬，對于涉及現金和銀行存款之間相互劃賬的經濟業務，即從銀行提取現金或把現金存入銀行的經濟 業務，統一只編制付款憑證，不編收款憑證。  當一項業務即涉及現金和銀行存款收付的業務，又涉及轉賬業務時，需要分別編制記賬憑證

五、記賬憑證的審核：內容是否真實；項目是否齊全； 科目是否正確； 金額是否正確； 書寫是否正確。
內容 處理（更正）
原始憑證不真實、不合法 不予接受，向單位負責人報告。
原始憑證錯誤的 更正或重開，加蓋印章
原始憑證金額錯誤 退回經辦人，由開具單位重開
記賬憑證填制發生錯誤 填制憑證的制單（證）人員重新填制
一原始憑證，幾張記賬憑證 原始憑證附主要記賬憑證后，其他記賬憑證注明或附復印件
一原始憑證，由兩個以上單位共同負擔 保存原始憑證單位開具分割單
一筆經濟業務需要填制多張記賬憑證的 采用分數編號法

第四節、會計憑證的傳遞和保管

會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內部有關部門和人員之間的傳送程序。
1、會計憑證應定期整理、歸類裝訂成冊，防止散失。
2、會計部門根據會計憑證記賬，應定期（每天、每旬或每月）對會計憑證加以分類整理，按期裝訂成冊，并加具封面封底，由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。
①從外單位取得的原始憑證遺失時，應取得原簽發單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內容等，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，才能代作原始憑證。②若無法取得證明的，如車票丟失，則應當由當事人寫明詳細情況，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，代作原始憑證。
2、會計憑證封面內容完，項目齊全。應寫明單位名稱、記賬憑證種類、憑證張數、起止號數、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關事項，會計主管人員和保管人員應在封面上簽章。
始憑證較多時，可單獨裝訂，但應在憑證封面注明所記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記帳憑證上應注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。