第九章　會計檔案

第一節、會計檔案的概念

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計核算專業材料，它是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。
財政部、國家檔案局聯合發布了<<會計檔案管理辦法>>,并于1999年1月1日起正式實施。
二、會計檔案的內容
會計檔案的具體包括：
1、會計憑證類：原始憑證 ，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
2、會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助會計，其他會計賬簿。
3、財務會計報告類：月度，季度。年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
4、其他會計資料類：包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。 

第二節  會計檔案的歸檔
 各單位每年形成的會計檔案，都應由會計機構按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
當年形成會計檔案，在會計年度終了，可暫由本單位會計財務會計部門保管一年，期滿之后，原則上應由會計財務部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管；未設立檔案部門的，應當在會計部門內部制定專人保管。 不得由出納保管。
 
第三節  會計檔案的保管期限
 各種會計檔案的保管期限,根據其特點,分為永久、定期兩類.永久檔案即長期保存,不可以銷毀的檔案;定期檔案根據保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種.這里規定的會計檔案保管期為最低的保管期限。會計檔案保管期限.從會計年度終了后的第一天算起.
3年 月、季度財務會計報告；財政總預算會計旬報
5年 銀行對賬單、銀行存款余額調節表、固定資產卡片（報廢清理后）
15年 原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、總賬、明細賬、日記賬、輔助賬、會計移交清冊
25年 現金日記賬、銀行日記賬
永久 年度財務會計報告（決算）、會計檔案銷毀清冊、會計檔案保管清冊

第四節、會計檔案的查閱和復制
 一、會計檔案的查閱和復制
1、各單位保存的會計檔案不得借出；如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制。并辦理登記手續。2、外部人員查閱會計檔案，應持單位正式介紹信，經單位負責人批準后，方可查閱，單位內部人員查閱會計檔案時，應經會計主管人員和單位負責人批準，辦理查閱。3、查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、標記、拆散和抽換。4、借出的檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回，并辦理注銷借閱手續。
第五節 會計檔案的銷毀
1、對保管期滿，需要銷毀的會計檔案，一般按以下程序進行：
（1）由保管會計檔案的機構或人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊；
（2）單位負責人應當在會計檔案銷毀清冊上簽署意見；
（3）會計檔案銷毀時，應按規定指派人員監銷；對于一般企事業單位，由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷；國家機關應由同級財政、審計部門派員參加監銷；財政部門的會計檔案，應由同級審計部門派員監銷。
（4）會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人.
①對于保管期滿但未結算的債權債務原始憑證以及涉及到其他未了事項的原始憑證（到期未報廢的固定資產）。不得銷毀，應單獨抽出，另行列卷，由檔案部門保管到未了事項完結為止。
②正在項目建設期間的建設單位。其保管期滿的會計檔案不得銷毀。