工作中經(jīng)常會(huì)碰到需要從大量數(shù)據(jù)列表中提取無重復(fù)項(xiàng)的工作。對(duì)于這類刪除重復(fù)項(xiàng)的工作，一般只要使用高級(jí)篩選即可輕松實(shí)現(xiàn)。不過很多情況下我們?cè)诘玫綗o重復(fù)列表后，還不時(shí)需要對(duì)原表數(shù)據(jù)進(jìn)行修改增減。這就要求在不破壞原表前提下，當(dāng)原表內(nèi)容改變時(shí)能自動(dòng)重新提取無重復(fù)項(xiàng)列表。這種能自動(dòng)刷新的無重復(fù)列表只利用高級(jí)篩選顯然會(huì)很麻煩。在WPS Office 2010的WPS表格中，我們有兩種方法可以實(shí)現(xiàn)這種自動(dòng)提取無重復(fù)項(xiàng)的效果。

　　一.數(shù)據(jù)透視表

　　數(shù)據(jù)透視表是WPS表格中的一個(gè)數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計(jì)功能。由于匯總就是對(duì)相同項(xiàng)目的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，匯總結(jié)果中相同項(xiàng)目只顯示為一行，因此可以用來提取無重復(fù)列表。就以原表數(shù)據(jù)保存在B列，提取的無重復(fù)列表存放到D列中為例來說吧。

　　1.生成列表

　　用WPS表格打開保存數(shù)據(jù)的工作表，選中原數(shù)據(jù)所在列(B列)。單擊菜單“數(shù)據(jù)/數(shù)據(jù)透視表…”，在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”窗口“請(qǐng)選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置”下選中 “現(xiàn)有工作表”單選項(xiàng)，并輸入位置為$D:$D(圖1)，確定完成設(shè)置后會(huì)顯示“數(shù)據(jù)透視表字段列表”窗格。在此窗格中把“選擇要添加到報(bào)表的字段”中把 “原數(shù)據(jù)”項(xiàng)選中，拖動(dòng)到下面的“行標(biāo)簽”中。馬上可以看到D列中顯示出B列原表數(shù)據(jù)的無重復(fù)列表了(圖2)。

　　注：在此若再把“選擇要添加到報(bào)表的字段”中的“原數(shù)據(jù)”拖動(dòng)到“Σ數(shù)值”中，還可以在E列統(tǒng)計(jì)出各個(gè)無重復(fù)項(xiàng)的重復(fù)次數(shù)。

　　2.清除無關(guān)項(xiàng)

　　自動(dòng)生成的無重復(fù)列表下多了空白和總計(jì)，得讓它們消失，順便再設(shè)置一下自動(dòng)刷新。在“行標(biāo)簽”區(qū)域中選中“原數(shù)據(jù)”項(xiàng)，右擊選擇“字段設(shè)置”在彈出窗口的 “顯示”選項(xiàng)卡下列表中，單擊取消最后面“空白”復(fù)選項(xiàng)前的√(圖3)，確定后即可不顯示空白項(xiàng)。再次右擊“原數(shù)據(jù)”項(xiàng)選擇“表格選項(xiàng)”，單擊取消“列總計(jì)”復(fù)選項(xiàng)的√，并單擊選中“打開時(shí)刷新”復(fù)選項(xiàng)(圖4)，確定返回則可隱藏總計(jì)。當(dāng)然最后你還可以再修改一下列標(biāo)題、格式等等。

　　OK，以后你對(duì)B列數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、增減后，只要選中D列的任一單元格，在顯示的“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上單擊“刷新”圖標(biāo)即可看到最新的無重復(fù)列表。即使你不去刷新，在重新打開此文件時(shí)，WPS表格也會(huì)自動(dòng)幫你刷新無重復(fù)列表。

　　二、函數(shù)公式

　　數(shù)據(jù)透視表雖然可以自動(dòng)刷新，但需要即時(shí)刷新的話，往往還得我們?nèi)�單擊刷新才行。下面再介紹一個(gè)可以確實(shí)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)即時(shí)刷新的無重復(fù)列表。

　　1.編號(hào)索引

　　用WPS表格打開保存數(shù)據(jù)的工作表，在A1單元格輸入0，在A2輸入公式=IF(COUNTIF($B$2:B2,B2)=1,A1+1,A1)，拖動(dòng)A2單元格的填充柄把數(shù)據(jù)向下復(fù)制填充出足夠的行數(shù)，至少要超過原表數(shù)據(jù)可能輸入的最大行數(shù)。這樣從B2算下來就只有第一個(gè)沒重復(fù)的項(xiàng)會(huì)顯示不同的序號(hào)，而與上面項(xiàng)有重復(fù)的則只會(huì)顯示和上一行相同的序號(hào)(圖5)，也就是說各個(gè)序號(hào)的第1個(gè)就是無重復(fù)項(xiàng)了。編號(hào)公式的列一定要在原表數(shù)據(jù)前面，若你的原表數(shù)據(jù)前面已經(jīng)沒有空列可用的話，則需要選中原數(shù)據(jù)所在列，右擊選擇“插入”在前面插入一列空列，再在插入列中設(shè)置公式。

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　　2.提取無重復(fù)項(xiàng)

　　在D1單元格輸入標(biāo)題為無重復(fù)列表。然后在D2單元格輸入公式=IF(ROW()-1> MAX(A:A),"",VLOOKUP(ROW()-1,A:B,2,0))并拖動(dòng)填充柄向下復(fù)制填充出足以顯示所有無重復(fù)項(xiàng)的行數(shù)。現(xiàn)在對(duì)B列中的原表數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、增加或刪除，WPS表格都會(huì)即時(shí)自動(dòng)重新提取B列數(shù)據(jù)中的無重復(fù)列表并顯示在D列中(圖6)。如果你不喜歡看到A列的編號(hào)，那么最后可以右擊A列選擇“隱藏”，即可把A列的編號(hào)藏起來。

　　公式中VLOOKUP(ROW()-1,A:B,2,0)表示在A:B區(qū)域中查找A列數(shù)據(jù)等于ROW()-1的單元格并返回該行B列的值。ROW()-1 是通過把當(dāng)前行號(hào)減1來自動(dòng)生成1、2、3……序列數(shù)。VLOOKUP有一個(gè)特點(diǎn)，那就是當(dāng)查找范圍內(nèi)有多個(gè)符合要求的值時(shí)，它只會(huì)返回符合條件的第一個(gè)值，我們就是利用了這一特點(diǎn)才能實(shí)現(xiàn)無重復(fù)列表的提取。而前面的IF和ROW()-1>MAX(A:A)則是用來判斷當(dāng)序列數(shù)大于A列的最大值時(shí)不顯示，因?yàn)榇藭r(shí)VLOOKUP按序列數(shù)是找不到項(xiàng)的。

　　以上兩種方法各有優(yōu)點(diǎn)，使用數(shù)據(jù)透視表可以在在顯示無重復(fù)列表的同時(shí)顯示重復(fù)次數(shù)，而且完全不用修改原表，缺點(diǎn)是不能完全實(shí)時(shí)自動(dòng)刷新。而通過函數(shù)公式的方法雖然可完全做到自動(dòng)實(shí)時(shí)刷新，但必需在原表中添加索引數(shù)列。具體要用哪一個(gè)方法大家可視情況自己選擇吧。